Antes da implantação do sistema de Pregão Eletrônico da Paradigma, todos os processos de compras eram realizados de maneira manual. Além de aumentar a chance de erros por conta do volume de dados a serem lançados no sistema, tornava o processo extremamente moroso para a equipe de compras. Havia problemas com lançamento de valores, empresas, marcas entre outros, que precisavam ser digitados dos documentos físicos para o sistema utilizado pela Prefeitura de Diadema.
A DIGITALIZAÇÃO
Com a automatização dos processos licitatórios possibilitada pela realização de Pregões Eletrônicos e a integração do Portal de Compras com o Sistema de Gestão utilizado pela Prefeitura, passamos a importar e exportar todas as informações diretamente da licitação. Sem interferência manual, ganhamos celeridade nos processos, disponibilidade dos colaboradores para execução de tarefas mais estratégicas e segurança no registro de dados que passam constantemente por processos de auditoria e prestação de contas.
0% DE ERROS NAS INFORMAÇÕES
Dentre os maiores benefícios destacamos a inexistência de erros nas informações. Todos os dados são tramitados através de integração entre o Portal de Compras e o Sistema da Prefeitura, sem que tenhamos nenhum tipo de interferência. Outro ganho importante é a transparência nos processos, fundamental em tempos em que é comum ouvirmos notícias sobre fraudes e irregularidades em licitações.
Neste sentido, a tecnologia tem sido grande aliada da Prefeitura para alcance de maior número de fornecedores, aumento da competitividade e consequentemente, melhores aquisições realizadas em processos igualmente disponíveis e viáveis a todos os interessados. Resultado: Tranquilidade para realização de processos justos e livres de qualquer tipo de fraudes.
Outro ponto que merece destaque sob a ótica da Prefeitura é o ganho obtido com a celeridade da licitação. Com processos mais simples, resultados registrados e acompanhados em tempo real na própria plataforma para todos os interessados. Tendo como consequência economia e eficiência dos processos. Para Solange Ferrari, da área Serviços de Compras, a digitalização trouxe “celeridade da licitação e 0% de erros nas informações”.
PRÓXIMOS DESAFIOS
Diante de todo este cenário, o maior desafio enfrentado atualmente está em conseguir usufruir de todos os benefícios oferecidos pela tecnologia para atendimento de todos os princípios licitatórios. Assim, a Prefeitura está em fase de avaliação da expansão do projeto, para que também os fornecedores possam ser ainda mais beneficiados por estas iniciativas. O próximo passo a ser estudado, trata da desburocratização do cadastro de fornecedores da Prefeitura. Esta ação propiciará autonomia nos registros e controle de vencimento de documentos, ganhos na qualidade de comunicação e verificação de processos publicados pela Prefeitura e eficácia na participação dos certames.
A Prefeitura espera conseguir desafogar o processo operacional de homologação cadastral de fornecedores, transformando seus colaboradores em analistas de cadastros, voltados muito mais para o pensamento estratégico do que para a simples operação do dia a dia da atividade.
Fonte: Solange Ferrari – Serviços de Compras